行政書士のホームページのお問い合わせフォームに必要な項目は？

行政書士のホームページから相談を受け付ける方法のひとつが、お問い合わせフォームです。

氏名やメールアドレス、相談内容などを入力してもらうことで、電話をかける時間が取れない人や、まずは文章で相談したい人からも問い合わせを受け付けられます。

一方で、詳しい情報を把握しようとして入力項目を増やしすぎると、問い合わせをする人の負担が大きくなることがあります。

お問い合わせフォームでは、「事務所側が知りたい情報」と「相談者が無理なく入力できる情報」のバランスを考えることが大切です。

この記事では、行政書士のホームページに設置するお問い合わせフォームについて、基本的な項目や作成時に考えておきたいポイントを解説します。

行政書士のホームページにお問い合わせフォームを設置するメリット

行政書士事務所への問い合わせ方法には、電話、メール、LINEなどさまざまな方法があります。

その中でもお問い合わせフォームは、ホームページを見ている人が、そのまま相談内容を入力して送信できる方法です。

電話の場合は営業時間や相談者の都合によって連絡しにくいことがありますが、お問い合わせフォームであれば、基本的には相談者の都合のよいタイミングで送信できます。

また、あらかじめ入力項目を設定できるため、最初の問い合わせで確認しておきたい情報をある程度整理して受け取れる点もメリットです。

基本的なお問い合わせフォームの項目

必要な項目は事務所や取扱業務によって異なりますが、一般的には次のような情報が考えられます。

項目	内容
氏名	問い合わせをした人の名前
ふりがな	氏名の読み方
メールアドレス	返信先となるメールアドレス
電話番号	電話での連絡が必要な場合
相談したい業務	建設業許可など相談内容の分類
相談内容	具体的な相談内容を入力する欄
個人情報の取り扱いへの同意	プライバシーポリシーなどを確認してもらう項目

これらをすべて必須にする必要はありません。

実際の相談対応に必要な情報を考えながら、必須項目と任意項目を分けることが大切です。

必須項目を増やしすぎない

お問い合わせフォームを作るときには、「できるだけ詳しい情報を最初に知りたい」と考えることがあります。

しかし、必須項目が多くなるほど、相談者が入力しなければならない情報も増えます。

たとえば、最初の問い合わせの段階では住所が必要ないのであれば、必須にせず任意項目にする方法があります。

電話番号についても、基本的な返信をメールで行う事務所であれば、必ずしも必須にする必要はありません。

一方で、相談対応のために必ず確認しなければならない情報であれば、最初から入力してもらった方がその後のやり取りを進めやすくなります。

「あると便利だから」という理由だけで項目を増やすのではなく、最初の問い合わせで本当に必要な情報かどうかを考えましょう。

相談する業務を選べるようにする

複数の業務を取り扱っている行政書士事務所では、「ご相談種別」などの項目を用意する方法があります。

たとえば、

• 建設業許可
• 産業廃棄物収集運搬業許可
• 法人設立
• その他の許認可
• その他のご相談

などから選択できるようにします。

問い合わせを受けた時点で相談分野が分かるため、事務所側も内容を把握しやすくなります。

ただし、相談者自身がどの業務に該当するのか分からない場合もあります。

そのため、「その他」「分からない」といった選択肢を用意したり、相談内容を自由に入力できる欄を設けたりすると利用しやすくなります。

相談内容を自由に入力できる欄を用意する

選択式の項目だけでは、相談者の状況を詳しく把握できないことがあります。

そのため、相談内容を自由に入力できるテキスト欄を用意しておくとよいでしょう。

「現在どのようなことで困っているのか」「どのような手続きを検討しているのか」などを書いてもらうことで、返信前に相談内容をある程度把握できます。

ただし、入力欄の近くに「できるだけ詳しく記載してください」とだけ書くと、どこまで書けばよいのか迷う人もいます。

必要であれば、

「現在の状況やご相談内容をご記入ください」

など、何を書けばよいのか簡単に案内すると分かりやすくなります。

面談希望日時を入力してもらう方法もある

相談予約をホームページから受け付けている場合は、面談希望日時を入力する項目を設ける方法もあります。

第一希望だけでは日程が合わないこともあるため、必要に応じて第二希望、第三希望まで入力できるようにすることも考えられます。

ただし、フォームから希望日時を送信した時点で予約が確定するわけではない場合には、そのことを分かりやすく伝えておきましょう。

たとえば、

「送信時点では予約は確定していません。事務所からの返信をもって日程を確定します」

など、実際の予約方法に合わせて案内します。

連絡を希望する方法や時間帯を聞く方法もある

電話とメールの両方で対応している場合には、希望する連絡方法を選択してもらう方法があります。

また、電話で連絡する場合には、「午前」「午後」「夕方」など、連絡を希望する時間帯を選択できるようにすることもできます。

仕事中に電話を受けにくい相談者にとっては、連絡可能な時間をあらかじめ伝えられるため便利です。

一方で、事務所側が細かな時間指定に対応できないのであれば、無理に設置する必要はありません。

フォームの項目は、実際の運用方法に合わせて決めることが大切です。

個人情報の取り扱いについて確認できるようにする

お問い合わせフォームでは、氏名、メールアドレス、電話番号、相談内容などの個人情報を受け取ることがあります。

そのため、入力された情報をどのように取り扱うのか確認できるよう、プライバシーポリシーへのリンクを設置することが一般的です。

フォームの最後に、

「プライバシーポリシーを確認し、個人情報の取り扱いに同意する」

といったチェック項目を設ける方法もあります。

どのような情報を取得し、何のために利用するのかなど、自分のホームページで実際に行っている個人情報の取り扱いに合わせて内容を整えましょう。

入力しやすさも確認する

お問い合わせフォームでは、項目の内容だけでなく入力しやすさも重要です。

特にスマートフォンでは、入力欄が小さかったり、項目数が多かったりすると操作しにくくなります。

実際に自分でもフォームを操作し、

• スマートフォンでも入力しやすいか
• 必須項目が分かるか
• 入力エラーの内容が分かるか
• 送信ボタンを見つけやすいか
• 入力途中で迷う項目がないか

などを確認しておきましょう。

スマートフォンでのホームページの見やすさについては、行政書士のホームページはスマホ対応が重要？見直したいポイントを解説でも解説しています。

送信後にどうなるのかを伝える

フォームを送信した後に何も案内がないと、相談者は「本当に送信できたのか」と不安になることがあります。

送信完了ページや完了メッセージを表示し、問い合わせを受け付けたことが分かるようにしましょう。

また、

「○営業日以内に返信します」

「返信がない場合は電話でお問い合わせください」

などの案内を掲載する場合は、実際の対応体制に合わせた内容にします。

自動返信メールを送信する場合も、問い合わせを受け付けたことや、今後の流れが分かる内容にしておくと親切です。

フォームは設置した後も定期的に確認する

お問い合わせフォームは、一度設置すればそのままでよいとは限りません。

WordPressやプラグインの更新、メール環境の変更などによって、フォームからのメールが正常に届かなくなる可能性もあります。

問い合わせが来ていないと思っていたら、実際にはフォームの不具合でメールを受信できていなかった、という状態は避けたいところです。

そのため、公開後も定期的にテスト送信を行い、

「正常に送信できるか」

「事務所側にメールが届くか」

「自動返信メールが届くか」

などを確認しておくと安心です。

ホームページ公開後の管理については、行政書士のホームページは公開後に何をする？集客につなげる運用方法を解説でも解説しています。

項目数に正解があるわけではない

お問い合わせフォームに「必ず○項目必要」という決まりがあるわけではありません。

取扱業務、相談方法、面談予約の有無、事務所の対応方法などによって必要な情報は変わります。

大切なのは、できるだけ多くの情報を取得することではなく、問い合わせを受けた後に相談を進めるために必要な情報を、相談者に過度な負担をかけず入力してもらうことです。

フォームを作るときには、事務所側の都合だけでなく、初めて問い合わせる人の立場からも確認してみましょう。

まとめ

行政書士のホームページのお問い合わせフォームでは、氏名、連絡先、相談する業務、相談内容などが基本的な項目になります。

ただし、すべてを必須にしたり、最初から細かな情報を入力してもらったりする必要はありません。

取扱業務や実際の相談対応の流れに合わせて、必要な項目を選ぶことが大切です。

また、個人情報の取り扱い、スマートフォンでの入力しやすさ、送信後の案内、フォームが正常に動作しているかといった点も確認しておきましょう。

お問い合わせフォームは、ホームページを見た人が実際に事務所へ相談するための入口です。相談者が迷わず入力・送信でき、その後の対応にもつなげやすいフォームを作ることを基本に考えましょう。